La efectividad para alcanzar los objetivos escolares dependerá de la calidad de los procesos para determinar las métricas que se quieren alcanzar, y a la vez, influyen en el aprovechamiento de los recursos.
Cuando hablamos de una planeación académica no únicamente estamos hablando con temas referentes al salón de clases. El proceso de planeación empieza desde el conocer nuestra oferta educativa, los planes de estudios con los que contamos. Es aquí donde se define el valor agregado que ofrece la escuela a los alumnos y donde vamos a enfocar nuestros esfuerzos por tener a los mejores docentes.
Por ello, la escuela debe estar analizando constantemente la estrategia de evaluación de procesos internos con métricas pertinentes y apunte a predecir el rendimiento de la escuela para seguir modernizando su oferta educativa, la calidad educativa y superar las expectativas en servicios escolares.
El mapa curricular o plan de estudios es nuestra primer herramienta para poder disparar nuestras campañas de mercadotecnia para el público en general. Es la principal razón por la cual la escuela será reconocida en el mercado educativo local o regional.
Es importante identificar los roles de cada persona durante la planeación y ejecución en los procesos, este punto es primordial debido a que aquí es donde el trabajo en equipo cobra relevancia.
El identificar los roles de cada persona nos permite conocer la importancia de que cada quien realice correctamente su trabajo, para que de esta manera todos puedan alcanzar sus objetivos en forma y tiempo, ya que si una persona se tarda en subir información o definir el costo de colegiaturas atrasa no solo su trabajo o área sino el de todos, pues los encargados de inscribir no podrán dar información completa sobre el servicio y se irá menguando la calidad e imagen que deseamos proyectar tanto a nuevos alumnos como actuales.
Entre los principales roles que siempre llegamos a identificar en las instituciones educativas son los siguientes:
- Encargado de diseñar ciclos escolares.
- Encargado de mantener actualizados los planes de estudio.
- Encargado de crear horarios.
- Encargado de asignar profesores a cada materia o grupo.
- Encargado de asignar becas.
- Encargado de definir pagos de colegiatura y fechas de pago.
- Encargado de definir conceptos de pago.
- Encargado de otorgar matrículas y referencias bancarias.
- Encargado de realizar las inscripciones y recepción de documentos.
- Encargado de cobranza.
Estos serán los roles que cada escuela deberá identificar en sus procesos, y puede que uno o más sean realizados por la misma persona, sin embargo debemos tener métricas, que nos permitan identificar que todos han cumplido satisfactoriamente y que nos ayuden a identificar focos rojos en caso de que algunos procesos demoren más tiempo, para esto es super útil el tener diagramas de procesos y saber cuales son los primeros que deben realizarse, y cuáles le prosiguen, el orden, cuales pueden llevarse de forma paralela. Con toda la información ordenada podrás evitar las prisas y finalizar en los tiempos de entrega que tienen estimados.
El implementar el uso de un software escolar asegura que tengas datos reales que te ayudarán a seguir automatizando las estrategias que tengas previstas al comienzo y durante el periodo escolar. Es importante que tengas una idea clara de los indicadores de desempeño que quieres mejorar para incrementar la eficiencia operativa permitiendo identificar y establecer prioridades, además, las decisiones estarán alineadas con los KPI. Nuestro sistema de administración escolar Saeko, es una plataforma muy útil que te permitirá hacer un seguimiento riguroso de su planificación estratégica, lo que te permite tener mejores resultados. No dudes en contactarnos para asesorarte para llevar a cabo tu planeación estratégica.
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