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Funciones del corporativo y funciones del instituto

Escrito por Diana Vigueras (864 veces)

El registro y envío de materiales dentro de Saeko se realiza con el trabajo de dos tipos de usuarios: el corporativo y el instituto. El primero es el encargado de registrar el inventario que se recibe de imprenta para posteriormente enviar a los institutos cuando solicitan y realizan la compra, por su parte el instituto levanta las solicitudes de materiales para los alumnos y una vez que los recibe puede asignar a los alumnos los materiales en Saeko y de esta forma se crea una relación entre el código de material que recibe y el que otorga al alumno, para que se pueda obtener un reporte de alumnos sin material y la lista de quienes ya se les ha otorgado.


Funciones Corporativo Instituto
Alta de materiales
Solicitud de materiales
Recepción de solicitudes y envío de materiales
Registrar material al alumno
Reporte lista de materiales

1Alta de Materiales

El alta de materiales es una actividad realizada exclusivamente por el corporativo, ya que se debe de tener un usuario especial, el cual le permite el registro del código de barras de los materiales que se tengan en existencia, que se pueden tener en inventario, a fin de que cuando se haga el envío de los materiales a los institutos ya los tengamos registrados, no podemos hacer envío de materiales que no encuentren previamente registrados en Saeko.

Para dar de alta los materiales sigue estos pasos:

  1. Dirígete al módulo de corporativo.
  2. Selecciona la opción de materiales.
  3. Se desplegará la sección de materiales donde se registra todos los códigos.
  4. Primero deberás de definir el tipo material, es decir si registras libro, CD o un material completo y adelante anotar el código de barras, si tienes un lector configurado podrás utilizarlo para este registro y dale clic en agregar.

Material-registro

2Solicitud de materiales

La solicitud de materiales es una actividad realizada por los institutos, cuando quieren hacer la compra de los materiales que se les dará a sus alumnos. si quieres hacer una solicitud de materiales lo puedes hacer siguiendo estos pasos:

  1. Dirígete al módulo de corporativo.
  2. Selecciona la opción de solicitudes.
  3. Se desplegará la sección de solicitudes que has realizado.
  4. En la parte inferior se encuentra la opción de “solicitud de material”, da clic sobre está y te abrirá una ventana para llenar la información de tu pedido.
  5. Solicitud

  6. En la solicitud debes de seleccionar tu instituto, fecha de solicitud, el comprobante del pago (adjuntado como archivo) y finalmente para añadir los materiales da clic en el signo de más (+), y agrega el tipo y cantidad de materiales, en caso de que sea libro o cd se deberá de especificar el nivel.
  7. Finalmente cuando tengas todos estos datos registrados da clic en guardar y se mandará esta solicitud al corporativo.
  8. En caso de que ya hayas enviado tu solicitud aún podrás editarla, solo da clic en la opción de avión y edita la información, ya sea agregar materiales, quitarlos o modificar cantidades y guárdala nuevamente.
  9. editar-solicitud

  10. Una vez que la guardes está cambiará de color en la pestaña que antes era azul ahora la verás verde lo cual indicará que tuvo una modificación.

editada

3Recepción de solicitudes y envío de materiales

Cuando el corporativo ingrese en la sección de solicitudes observará las solicitudes de todos sus institutos y podrá ver la descripción de los pedidos y descargar los comprobantes de pago dando clic en la figura cuadro en la parte inferior de cada petición. Una vez que tenemos las solicitudes de los institutos podemos responder a ellas haciendo el envío de los materiales siguiendo estos pasos:

  1. Para responder daremos clic en el botón avión que se ubica en la parte inferior del recuadro de solicitud.
  2. Se abrirá una ventana donde llenaremos la información del material que recibirá el instituto.
  3. Primero debemos de agregar el número de guía con el que se envía y posteriormente el código de los materiales, este código podemos añadir manualmente o con el lector de código de barras y da clic en agregar por cada material añadido.
  4. Agregarsolicitud

  5. Recuerda que los códigos debiste darlos de alta previamente en la sección de materiales, de lo contrario nos dará una leyenda de “El material no se encuentra disponible” y no permitirá registrarlo.
  6. Finalmente da clic en la opción de guardar y mandará la información de los materiales al instituto.

4Registrar material al alumno

Una vez que has recibido los materiales como instituto puedes registrar el código en los datos del alumno, para esto debes realizar los siguientes pasos:

  1. Dirígete a los datos del alumno (Módulo de escolares, suscriptor y dentro del contrato edita el alumno o puedes agregarlo al momento de capturar al alumno).
  2. Encontrarás la opción de materiales, aquí escribe el código de barras del material y da clic en la opción de agregar.
  3. Una vez que lo agregues quedará ligado como el material del alumno.

    agregar-material

  4. Si deseas eliminar el material asignado a un alumno deberás de solicitarlo por medio de una consulta y el equipo de Saeko ye ayudará.
  5. En caso de que se intente de agregar un código a más de un alumno saldrá la siguiente información: “El material ya se ha asignado a un alumno”, y no permitirá añadirlo. Para saber qué código corresponde a un alumno puedes generar el reporte de suscriptores y aquí traerá la información de cada alumno con su material o en el reporte de solicitudes de materiales te mostrará el código y a que alumno está asignado.

5Reporte lista de materiales

Una vez que se han realizado los procesos anteriores podrás generar como instituto los siguientes reportes, que están ubicados en el módulo de escolares en la sección de reportes:

  • Lista de materiales
  • En la lista de materiales te dará la información de solicitudes de materiales que se han hecho en un rango de fechas, además te dirá cuando fue realizada la solicitud, el código y si pertenece o no a un alumno.

    reportesolicitudes

  • Alumnos sin material asignado
  • En este reporte desplegará la información de todos los alumnos que no tienen material.

    alumnosinmat

  • Material sin alumno asignado
  • Este reporte desplegará la lista de todos los códigos que hemos recibido del corporativo y no han sido asignados a algún alumno.

alumnosinmat

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Ultima modificación en Viernes, 19 Octubre 2018 17:54