En el ámbito educativo se utilizan diferentes sistemas de información; teniendo múltiples ventajas y en algunos de los casos, algunas desventajas, sin embargo, los sistemas de administración escolar se han enfocado a optimizar los procesos educativos con los que cuenta la escuela, permitiendo la facilidad de comunicarse con su comunidad educativa y reducir costos.
Los sistemas de administración escolar te permiten centrar la gestión de alumnos, docentes, aspirantes, periodos escolares, calificaciones, horarios de clase, asistencia escolar, envío de circulares, pagos en línea, facturación, educación en línea (videoclases), acceso a la escuela, etc. Las posibilidades son infinitas para hacer más eficientes las actividades de la cotidianidad dentro y fuera de la institución tanto para alumnos, docentes y administrativos de las escuelas.
El seleccionar una plataforma para la gestión escolar no es una tarea sencilla, hemos sido testigos de la gran cantidad de evaluaciones que se hace antes de poder llegar “a la indicada”, sobre todo al ser evaluado por todas las áreas, desde dirección, finanzas, control escolar, departamento de TI, recursos humanos, y es difícil satisfacer los diferentes requerimientos. Si ahora estás considerando realizar un cambio de plataforma o adoptar este servicio por primera vez te compartimos seis consejos claves que debes tomar en cuenta para hacer esta búsqueda.
1. ¿Por dónde empezar?
Lo primero que tienes que hacer es la integración de las diferentes áreas, solicita una lista de los requerimientos de cada una para tomar en cuenta las necesidades que requieren, esto te permite conocer con anticipación las funciones que son necesarias para tu escuela y será más sencillo la toma de decisión, podrás garantizar un mayor nivel de precisión en los datos, reducir la pérdida de información, mejorar la eficiencia y hacer que su trabajo sea más fácil.
Otro punto importante a tener en cuenta es elegir un responsable que dará el seguimiento de implementación, control de capacitaciones, envío de requerimientos para la configuración del sistema. Esta persona será quien te tenga a tanto del progreso que se lleva para no tener desvíos o duplicidad de información.
2. Concentrado de información
¡Menos es más! llevar el control de varios sistemas se torna difícil, en ocasiones es necesario tener la misma información para diferentes procesos. Para estar al día o hacer una comparativa de ciclos es necesario que toda la información generada por tu personal esté en una sola plataforma donde te permitirá obtener estadísticas e indicadores sobre la situación actual, así podrás evaluar las diferentes áreas dentro de tu escuela para cumplir con los objetivos propuestos para el ciclo actual.
3. Facilidad de uso
Debe ser sencillo, y mejor aún intuitivo, de lo contrario el personal no será capaz de utilizarlo al 100 % o peor aún evitar su uso. Para empezar a adoptar un nuevo sistema debe ser configurado para que tu comunidad educativa lo pueda utilizar 24/7. Además, te da opciones de configurar las funcionalidades como la cantidad de veces que se permite el pase de lista, límites de intentos para calificar en consultar calificaciones, asistencias o actualizar sin problemas la información de un estudiante, docente, pagos y facturas desde cualquier lugar.
Si requieres una personalización normalmente tendrá un costo ya que se requiere de un cambio e implica tiempo de pruebas. Sí es necesario para tu institución puedes solicitarlo.
4. Actualizaciones
Conoce y evalúa si el proveedor que estás eligiendo tiene el compromiso e interés de mantener sus servicios al día. Ten en cuenta si las actualizaciones tienen un costo extra o están incluidas en el servicio, es importante saber si el servicio se suspende por un tiempo, horas o días para realizar una actualización. Por último, pregunta cuáles son las últimas actualizaciones de las diferentes plataformas que seleccionaste para saber que estás escogiendo una de las mejores opciones y podrá ser útil por un buen tiempo.
5. Seguridad en plataforma
Es importante informarse antes en donde se alojan los datos y conocer las medidas de seguridad de los servidores y la plataforma que nos pueden dar pistas acerca del potencial de la plataforma.
Ponemos en mano la información de nuestra comunidad como direcciones, correos electrónicos y números telefónicos. Hay que asegurarnos que al seleccionar la plataforma que estén previstas todas las medidas de seguridad para guardar y realizar respaldo de toda la información.
6. Implementación
Ya que elegiste la mejor plataforma para tu escuela. Tienes que estar muy seguro de que vas a recibir toda la ayuda necesaria por parte del departamento de implementación para que te resuelva todas las dudas o situaciones que lleguen a pasar durante la implementación.
Al implementar una plataforma de administración escolar no es nada sencillo, es por eso que solicites una consultoría, un plan y calendarización de las capacitaciones para asegurar una excelente implementación.
Es fundamental que te ofrezcan una buena capacitación desde el principio, material de apoyo, manuales que estén actualizados y accesibles para consultar cuando sea necesario y resolver tus dudas sin depender de nadie, incluso antes de tener contacto con el equipo de atención al cliente.
Con estas recomendaciones podrás elegir un sistema que te permita innovar tu institución. En Saeko hemos ayudado a las instituciones educativas a simplificar sus procesos de una forma dinámica y sencilla. Ofreciendo una gama amplia de soluciones tecnológicas, orientadas a planeación estratégica para ayudar a las instituciones educativas.
Si necesitas apoyo estamos contigo para ayudarte. Contáctanos para agendar una cita con uno de nuestros asesores, quien te guiará considerando las necesidades específicas de tu escuela.
