Una de las situaciones que comparten las instituciones es la administración de los cobros de los alumnos, que si no se cuenta con la implementación de buenas prácticas puede volverse una pesadilla debido a la falta de organización.
En este sentido, la escuela debe poner en marcha aquellas acciones que ayuden de mejor manera a evitar la morosidad y cómo realizar una cobranza oportuna, pero que a la vez comprometa a los tutores en cumplir en tiempo con los pagos.
¿Cómo Saeko ayuda a la cobranza de las escuelas?
Como hemos mencionado, tener buenas prácticas de gestión de pagos ayuda a tener una mejor eficiencia de la cobranza, no obstante estas prácticas deben de ir acompañadas de herramientas que ayuden al objetivo de reducir la morosidad.
En Saeko hemos estrenado un nuevo reporte de cobranza, con el cual puedes complementar las estrategias que ya han sido planeadas en tu escuela.
Características del reporte
Estas son algunas de las características con las que cuenta el reporte de cobranza si quieres conocer más ya está disponible en tu Portal Saeko.
- Filtros personalizados: puedes definir fechas, escuela, ciclo, incluso datos específicos como grupo y grado.
- Operaciones automáticas. Saeko se encarga de hacer las operaciones necesarias para conocer la suma total de deuda por los datos específicos y por alumno
- Se puede tener información de los alumnos de primera mano.
- Desglose de deuda por mes.
Consejos para evitar las morosidades en la institución
Si aún no se han planeado o quizás no habías considerado implementar estrategias para evitar la morosidad te dejamos una lista que puedes tomar en cuenta y poner en marcha.
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Define un responsable de la cobranza. De esta manera se optimizan los procesos relacionados a la cobranza, gracias a que existe una persona definida para llevar el control y gestión de estos. Muchas instituciones han implementado el cobro mediante llamadas, imagina que dos o más personas marquen a un alumno el mismo día, y que a un alumno nunca se le marque, esta es una manera de perder el control.
- Cobranza personalizada. La situación de cada alumno se vuelve otro reto, en particular cuando la matrícula es basta. Así como se espera que el personal docente se adapte a las necesidades y características de los estudiantes; el personal de la escuela tiene que conocer aspectos de la situación de cada alumno más allá del dato frío en el registro, lo que simultáneamente ayuda en la deserción escolar. Una funcionalidad para compartir esta información son los comentarios que se pueden añadir en el expediente del estudiante y que pueden ver las personas adecuadas.
- Comunicación y transparencia. Informar a los estudiantes (en el caso de menores de edad a sus tutores) de manera clara los costos que se asumen al incorporarse a la institución, como inscripciones, reinscripciones o algún costo extra como material, emisión de documentos, cursos, etc. De igual manera compartir el número de colegiaturas y sus respectivas fechas.
- Herramientas. Recapitulando en el tema, contar con un sistema en la actualidad ya no es un lujo sino una necesidad, Saeko adicional al reporte de cobranza, cuenta con toda la interfaz necesaria para ayudar a las prácticas antes mencionadas.
- Notificaciones de recargo
- Agradecimiento de abonos
- Recordatorios de pago
- Consulta de adeudos
- Alumnos pueden ver su historial de pagos y facturación
- Configurar diferentes planes de pagos y más
En resumen, las escuelas deben hacer uso de la creatividad para lograr poner en práctica una cobranza efectiva que garantice el buen funcionamiento de la institución.
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