Las instituciones educativas están en constante preocupación, cuando no se cuenta con un sistema de apoyo para administrar las cuotas escolares, configuración de calendario de pagos (mensual, trimestral, anual, etc.), información de reportes financieros, conciliación bancaria automática, pagos en línea y facturación electrónica.
En lo que concierne a esta situación y con el objetivo de apoyarte a evitar la fuga de información de tu escuela te brindamos algunos consejos que debes tomar en cuenta para mejorar estos procesos:
Asegúrate de tener toda tu información en un solo lugar
Es imprescindible que tengas una plataforma integral donde puedas tener los planes de pago, conexión a bancos y facturas, de lo contrario si tienes varios proveedores de sistemas es un foco rojo porque es probable que encuentres tu información incompleta y es cuando comienzan los errores, podrías comenzar a buscar opciones para unir todos tus procesos para hacer más eficiente el trabajo.
Definir el calendario de pagos
Es importante que tengas claro los conceptos y montos que van a cubrir los alumnos durante el ciclo escolar (colegiaturas, parcialidades, inscripción o reinscripción y trámites extras), asigna a cada alumno una referencia bancaria porque esta va ser la clave para realizar sus pagos y los cargos adicionales a la deuda por retraso o descuentos por pronto pago.
Tener una proyección de ingresos
Para contar con un estimado de cuánto deberás recibir durante el ciclo escolar, te recomendamos generar de uno a tres planes de pago por cada nivel educativo y tratar de mantener los pagos lo más uniforme posible de esta forma será más sencillo hacer la proyección, una vez que conoces el aproximado de ingresos podrás definir el porcentaje de las becas para apoyo económico con el fin de que puedan continuar estudiando tus alumnos.
Eliminar las deudas
Sin duda alguna un problema que concierne a todas las escuelas es el lidiar con alumnos morosos, y una forma efectiva de disminuirlo, es darle a conocer al alumno su calendario de pago y si existen descuentos por pronto pago o por algún otro concepto. Ya que nos hemos percatado que cuando el alumno tiene conocimiento de las diferentes opciones para pagar y del calendario de cuotas escolares tienden a realizar pagos anticipados, de esta forma reduces tu cartera vencida.
Mantente informado
Una vez que has realizado los pasos anteriores genera reportes por la periodicidad que definas ya sean semanales, mensuales y hasta anuales para que puedas conocer mejor la situación financiera de tu escuela. Por otro lado, identifica, ¿a cuánto ascienden los pagos?, ¿En qué meses se obtuvo menos ingresos?. De esta forma sabrás cuando debes ajustar más y cuando son los meses para invertir en mejorar en las instalaciones de tu escuela; por ejemplo, para construir nuevos laboratorios.
Te recomendamos que tomes en cuenta estos consejos para hacer las finanzas de tu escuela más prácticas y fáciles de administrar, apóyate de una plataforma escolar integral, ten un plan de pagos prediseñado, informa a los alumnos de las cuotas de sus servicios escolares y deja que los números hablen, saca provecho de la información financiera de tu escuela, porque es a través de esta que vas a conocer la situación real que se tiene.
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